Màn hình Digital Signage là một hình thức quảng cáo hay truyền tải thông tin sử dụng các màn hình LED, LCD, TV, … để truyền tải nội dung và thông điệp, thường được sử dụng ở những nơi công cộng như siêu thị, cửa hàng, quán cà phê, sân bay và tòa nhà văn phòng.
Màn hình LCD Digital Signage có thể được sử dụng cho các mục đích khác nhau, bao gồm hiển thị chương trình khuyến mãi, giảm giá và ưu đãi đặc biệt khác, cung cấp thông tin về sản phẩm và dịch vụ, chỉ đường cho người đi bộ và hiển thị thông tin cập nhật về tin tức và thời tiết.
Màn hình Digital Signage là một công nghệ tương đối mới ở Việt Nam, khó hiểu và khó sử dụng hiệu quả. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá một số lý do tại sao sử dụng màn hình Digital Signage lại khó khăn.
8 lý do tại sao Digital Signage khó triển khai
1. Chi phí tốn kém
Hệ thống màn hình Digital Signage phức tạp hay cao cấp rất tốn kém. Bạn cần tính đến chi phí phần cứng, dao động từ vài triệu đến hàng chục triệu cho mỗi màn hình, và chi phí phần mềm tạo nội dung và quản lý thiết bị (còn gọi là phần mềm CMS – Content Management System), và còn chi phí vận hành hệ thống nữa. Đầu tư sao cho chi phí là hợp lý nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả là bài toán khó, nhất là lần đầu tiên Bạn làm việc này.
Màn hình Digital Signage nếu Bạn chọn loại thiết bị công nghiệp chuyên dụng vốn rất đắt tiền. Thiết bị media player và phần mềm quản lý hệ thống cũng tốn tiền nếu hệ thống phức tạp, và thường Bạn cần chi phí hàng tháng để sản xuất nội dung được hiển thị trên màn hình. Ngoài ra, nếu bạn muốn tạo nội dung chuyên nghiệp và có tính thẩm mỹ cao, Bạn sẽ cần thuê một nhà thiết kế đồ họa để thiết kế giao diện, hình ảnh hay sản xuất video giúp Bạn.
Tất cả các chi phí trên có thể cộng dồn thành một khoản đầu tư lớn nhanh chóng. Tuy vậy, Bạn hãy nhớ rằng đầu tư vào màn hình Digital Signage là một khoản đầu tư có thể thu hồi vốn trong tương lai. Màn hình Digital Signage đã được chứng minh là giúp tăng doanh số, lưu lượng khách và gia tăng tương tác với khách hàng và nhân viên. Vì vậy, mặc dù chi phí đầu tư cao, rất nhiều doanh nghiệp và tổ chức vẫn cho rằng đầu tư này là xứng đáng với chi phí họ bỏ ra.
2. Yêu cầu bảo trì thường xuyên
Màn hình Digital Signage đòi hỏi việc bảo trì thường xuyên để giữ cho nó hoạt động trơn tru. Một trong những phần việc quan trọng nhất trong việc bảo trì là đảm bảo nội dung được cập nhật thường xuyên. Các doanh nghiệp phải luôn cập nhật nội dung trên màn hình của họ để đảm bảo thông điệp của họ cập nhật và hấp dẫn.
Một việc quan trọng khác của việc bảo trì hệ thống màn hình Digital Signage là đảm bảo các thiết bị luôn hoạt động bình thường. Các màn hình hiển thị đúng nội dung và lịch phát với chất lượng như mong muốn. Thiết bị hoạt động không ổn định sẽ dẫn tới ảnh hưởng đến sự hiệu quả của hệ thống Digital Signage.
Cuối cùng, các doanh nghiệp phải đảm bảo rằng họ có người chịu trách nhiệm quản lý và khắc phục sự cố màn hình Digital Signage. Thông thường bộ phận IT của doanh nghiệp sẽ phụ trách việc này. Họ cần có sự hiểu biết tốt về cách hệ thống hoạt động và có thể khắc phục bất kỳ sự cố nào có thể phát sinh một cách nhanh chóng. Nếu thiếu người quản lý hệ thống có chuyên môn này, các doanh nghiệp có thể thấy hệ thống không hoạt động khi họ cần nó nhất cho một chương trình tiếp thị nào đó của mình.
3. Yêu cầu bảo mật cao
Do hệ thống màn hình Digital Signage thường được kết nối với internet, nó cần có các lớp bảo mật đủ tốt để tránh bị xâm nhập và lấy cắp dữ liệu doanh nghiệp. Phần mềm và thiết bị bảo mật cần thường xuyên cập nhật những tính năng an ninh mới nhất.
Sau đây là một vài kinh nghiệm để bảo vệ hệ thống màn hình Digital Signage của bạn:
- Sử dụng mật khẩu mạnh và thay đổi chúng thường xuyên.
- Sử dụng công cụ mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và truyền tải dữ liệu.
- Hạn chế quyền truy cập vào hệ thống, tạo các mức phân quyền cho các nhóm người dùng khác nhau để họ chỉ vào được các phần điều khiển/quản lý được ủy quyền mà thôi.
- Cập nhật phần mềm với các bản vá lỗi bảo mật mới nhất.
- Theo dõi hệ thống thường xuyên để phát hiện bất kỳ hoạt động nghi ngờ nào.
Những kinh nghiệm trên giúp cho hệ thống Digital Signage của Bạn an toàn và được bảo vệ khỏi hacker.
4. Hệ thống phức tạp
Hệ thống Màn hình Digital Signage có nhiều thành phần công nghệ phức tạp. Có nhiều tiêu chí cần được xem xét khi lựa chọn, triển khai và vận hành một hệ thống Digital Signage. Dưới đây là một vài lý do tại sao hệ thống màn hình Digital Signage lại phức tạp:
- Thiết bị: Nhiều loại thiết bị media player, màn hình, thiết bị mạng, phụ kiện, …trên thị trường. Lựa chọn thiết bị và phụ kiện phù hợp nhất với nhu cầu của Bạn có thể là một thách thức.
- Phần mềm: Nhiều loại phần mềm quản lý khác nhau cho các hệ thống Digital Signage, từ phần mềm miễn phí đến phần mềm cao cấp giá hàng tỷ đồng. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp nhất cho nhu cầu của bạn có thể mất nhiều thời gian và nỗ lực.
- Kết nối: Các thiết bị media player hay màn hình cần được kết nối thành mạng LAN/WAN hay với internet để hoạt động được. Điều này có thể gây khó khăn, đặc biệt nếu Bạn không có nhiều kinh nghiệm về IT.
- Bảo trì: Các hệ thống Digital Signage yêu cầu bảo trì thường xuyên để hoạt động ổn định. Điều này có thể tốn thời gian và tiền bạc nếu Bạn không có kinh nghiệm bảo trì các hệ thống như vậy.
5. Thời gian triển khai dự án dài
Việc cài đặt hệ thống Digital Signage có thể mất nhiều thời gian, đặc biệt là khi Bạn có số lượng màn hình lớn được lắp ở nhiều địa điểm xa nhau. Bạn cũng phải chọn đúng vị trí bố trí các màn hình, cài đặt phần cứng, cấu hình phần mềm, kết nối WiFi, 3G hay mạng LAN. Bạn cũng cần tự sản xuất hoặc tìm nguồn cung cấp nội dung, thiết kế giao diện màn hình, lập lịch phát, … Và Bạn cần kiểm tra tất cả để đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru đúng như thiết kế. Tất cả điều này có thể mất vài ngày hoặc thậm chí cả tuần để hoàn thành.
Một trong những phàn nàn hay nghe nhất về Digital Signage là nó mất quá nhiều thời gian để lắt đặt và cấu hình cài đặt. Có nhiều lý do giải thích cho việc này:
- Thứ nhất, hệ thống Digital Signage có thể rất phức tạp. Chúng có thể bao gồm nhiều màn hình LED/LCD, video wall, màn hình cảm ứng (kiosk), máy chủ lưu các file nội dung và các nhiều phần mềm và phần cứng khác. Do đó không thể làm nhanh tất cả các công việc triển khai lắp đặt này.
- Thứ hai, nhiều doanh nghiệp muốn hệ thống Digital Signage của mình thật hoàn hảo. Ví dụ, họ có thể dành mấy ngày hoặc thậm chí cả tuần để điều chỉnh các cài đặt, thử nghiệm các thiết kế giao diện, nội dung và lịch phát khác nhau trước khi hài lòng xoa tay với kết quả cuối cùng.
- Thứ ba, một số hệ thống lớn và phức tạp còn yêu cầu doanh nghiệp tuyển nhiều nhân viên để đào tạo và giao nhiệm vụ quản lý nội dung và thiết bị hàng ngày. Điều này đặc biệt gây khó khăn cho các doanh nghiệp nhỏ.
- Thứ tư, nhiều doanh nghiệp hay tổ chức còn mới lạ với các công nghệ ứng dụng trong Digital Signage. Họ cần làm quen với nhiều kiến thức mới, từ thiết kế đồ họa, sản xuất và tìm nguồn cung cấp nội dung, quản lý lịch phát, … đến vận hành và bảo trì hệ thống. Việc này có thể làm cho việc triển khai ứng dụng Digital Signage trở nên phức tạp hơn so với những doanh nghiệp vốn làm quen với các công việc này trong các hoạt động kính doanh – sản xuất khác như hoạt động marketing – quảng cáo, quản lý website, tham gia triển lãm, …
- Cuối cùng, điều quan trọng là nhớ rằng Digital Signage là một khoản đầu tư. Như bất kỳ khoản đầu tư nào khác, nó mất thời gian để triển khai và thu hồi vốn. Nhưng nếu Bạn kiên nhẫn và quyết tâm đi tới, Bạn sẽ tìm thấy rằng Digital Signage có thể là một công cụ tiếp thị và truyền thông mạnh mẽ và hiệu quả cho doanh nghiệp hay tổ chức của Bạn.
6. Đầu tư cơ sở hạ tầng
Để hiển thị Digital Signage hoạt động ổn định và hiệu quả, Bạn cần có một cơ sở hạ tầng tin cậy. Điều này bao gồm hệ thống điện đủ bao phủ các vị trí lắp đặt với ổ cắm điện sẳn sàng, và kéo mạng kết nối internet hay phủ WiFi cho tất cả các màn hình và thiết bị media player của hệ thống.
7. Gây tác động không mong muốn
Nếu sử dụng không đúng cách, Digital Signage có thể khó chịu và thậm chí phiền toái:
- Độ sáng của màn hình có thể quá lớn, đặc biệt là trong môi trường tối.
- Âm thanh có thể làm bực hoặc làm mất tập trung, đặc biệt nếu nó quá ồn hay lặp đi lặp lại.
- Nội dung trên màn hình có thể làm phân tán sự chú ý, đặc biệt nếu khi nhân viên xung quanh đang cố gắng tập trung vào công việc của họ.
- Màn hình có thể làm quá tải đối với người xem, vì có quá nhiều thông tin, màu sắc sáng và hình ảnh chuyển động.
8. Khắc phục sự cố
Giống như bất kỳ hệ thống công nghệ nào khác, Digital Signage có thể gặp các sự cố hư hỏng hay lỗi không mong muốn, và thường xảy ra không đúng thời điểm, Ví dụ có sự cố vào giờ cao điểm của cửa hàng hay khi Bạn đang cần truyền đi một thông điệp – thông báo quan trọng. Khi điều này xảy ra, nhân viên phụ trách hệ thống cần có mặt để khắc phục sự cố và đưa mọi thứ trở lại hoạt động càng nhanh càng tốt.
Vậy làm thế nào để Digital Signage phù hợp với Bạn?
Digital Signage có thể là một công cụ tuyệt vời để cải thiện hoạt động sản xuất – kinh doanh và quảng bá thương hiệu cho Bạn. Tuy nhiên, “vạn sự khởi đầu nan” nên Bạn cần chuẩn bị thời gian và nỗ lực để làm cho nó hoạt động hiệu quả. Đây là một số kinh nghiệm của những người đi trước cho Bạn:
- Xác định mục tiêu của Bạn. Bạn muốn sử dụng Digital Signage cho mục đích gì? Bạn muốn cải thiện giao tiếp với khách hàng hoặc nhân viên của mình? Bạn muốn quảng bá thương hiệu của mình? Hoặc bạn muốn sử dụng nó cho một mục đích khác hoàn toàn? Khi Bạn biết mục tiêu của mình, Bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch để đạt được mục tiêu đó.
- Chọn đúng vị trí. Digital Signage của bạn sẽ được đặt ở đâu? Đối tượng người xem của Bạn có dễ thấy các màn hình không? Họ có đủ đông hay quan trọng với Bạn không? Nếu không, thì không đáng đầu tư vào Digital Signage.
- Tạo nội dung hấp dẫn. Digital Signage của Bạn nên có nội dung liên quan và thú vị cho người xem mục tiêu của Bạn. Nếu không, họ đơn giản là không nhìn nó ;-(. Hãy xem xét loại nội dung hay thông tin gì sẽ hữu ích hoặc thu hút họ và tạo nội dung tương ứng.
- Cập nhật thường xuyên. Digital Signage nên được cập nhật thường xuyên; nếu không, mọi người sẽ nhanh chóng thấy và không quan tâm nữa. Hãy giữ cho nội dung của bạn tươi mới và thú vị để mọi người tiếp tục chú ý đến màn hình của Bạn.
- Đánh giá kết quả của bạn. Sau khi triển khai Digital Signage, hãy dành thời gian xem xét và đánh giá xem nó hoạt động hiệu quả không. Mọi người có chú ý đến nó không? Nó có giúp Bạn đạt được mục tiêu không? Nếu không, thì có thể đến lúc Bạn cần thay đổi cái gì đó.
Kết luận
Mặc dù Digital Signage cung cấp nhiều lợi ích, chẳng hạn như tăng doanh số, cải thiện tương tác khách hàng và gia tăng nhận thương hiệu, nhưng cần phải xem xét các thách thức trước khi bắt đầu triển khai một dự án Digital Signage. Đầu tiên, nhiều yếu tố phải được xem xét, từ chi phí ban đầu cao đến quá trình cài đặt phức tạp. Tuy nhiên, biết trước và chuẩn bị đón đầu các thách thức này sẽ là tiền đề cho thành công của Bạn. Chúng tôi sẽ đồng hành và hỗ trợ bất cứ khi nào Bạn cần.
