Dùng Android Tablet để hiển thị thông tin phòng họp

Giới thiệu ứng dụng hiển thị thông tin phòng họp Microsoft Door Label miễn phí đi kèm phần mềm quản lý Digital Signage của VietApps

Khi nào Bạn cần màn hình phòng họp?

Bạn có gặp trường hợp sau? Có khách đến thăm đột xuất, Bạn thấy có phòng họp trống mừng quá liền mời khách vào. Ngồi chưa được bao lâu thì có nhóm nhân viên khác kéo đến và “đuổi khéo” Bạn cùng khách ra vì họ đã đặt chỗ trước cả tuần rồi !!! Thật là quê độ với khách!

Là người quản lý văn phòng, Bạn cần đảm bảo rằng các phòng họp luôn sẵn sàng cho nhân viên. Cần có cách thức đặt phòng để nhân viên kiểm tra trạng thái của các phòng trong thời gian thực, tìm phòng trống và đặt phòng. Công suất sử dụng phòng cần được tối ưu cao nhất. Tuy nhiên, việc quản lý và cập nhật đặt chỗ phòng theo cách thủ công, như dùng nhân viên thư ký, có thể gây khó khăn vì thông tin sử dụng phòng được cập nhật một cách thủ công dễ sai sót và chậm chạp.

Để đơn giản hóa quá trình lên lịch họp và đặt phòng cho nhân viên, lý tưởng nhất là đầu tư vào phần mềm đặt phòng họp. Công cụ này giúp phân bổ phòng và các tiện ích đi kèm (máy chiếu, TV, bảng điện tử, đồ uống,…), hiển thị trạng thái phòng theo thời gian thực và cho phép đặt phòng tức thì trên màn hình LCD gắn ở mỗi phòng họp hay từ bất cứ đâu mà không cần có nhân viên chuyên trách.

Các phần mềm đặt phòng họp có rất nhiều trên thị trường, ví dụ các giải pháp đặt phòng họp như Yarooms, Meetio, Joan, … Vì có rất nhiều phần mềm đặt phòng họp trên thị trường, nên việc tìm kiếm kết hợp giải pháp phù hợp trở nên khó khăn, đặc biệt là khi bạn chưa có ngân sách đủ lớn dành cho nó. Trong tình hình như vậy, tốt nhất là chọn một công cụ miễn phí. Phần mềm Digital Signage của chúng tôi có sẳn ứng dụng miễn phí đi kèm là Microsoft Door Label giúp Bạn có được những màn hình LCD hiển thị trạng thái và lịch họp của mỗi phòng họp một cách dễ dàng.

Các bước thiết lập màn hình phòng họp:
  • Bạn gắn một Android Tablet (10-13″) ở gần cửa mỗi phòng họp.
  • Tạo một tài khoản email Microsoft Outlook cho mỗi phòng. Ví dụ [email protected], [email protected], ….
  • Dùng phần mềm của VietApps liên kết màn hình phòng với tài khoản MS Outlook ở trên. Sau khi cấp quyền truy cập, về sau phần mềm Digital Signage sẽ tự động truy cập vào tài khoản email của phòng để đồng bộ thông tin MS Calendar tự động.
  • Dùng Microsoft Calendar để thiết lập các cuộc họp hàng ngày hàng tuần cho mỗi phòng họp dùng tài khoản Outlook trên. Khi đó màn hình tablet sẽ luôn hiển thị thông tin lịch họp mới nhất.
  • Màn hình cũng hiển thị thông tin về nội dung và thời gian của cuộc họp kế tiếp tại phòng này.
  • Bạn có thể bấm vào nút “Show Upcoming Events” để xem lịch họp trong ngày.

Giao diện màn hình LCD của phòng họp với các trạng thái khác nhau sẽ như sau:

  1. Khi phòng trống, màn hình có nền màu xanh và có thông tin về cuộc họp kế tiếp: Tên cuộc họp và thời gian bắt đầu.
Màn hình tablet phòng họp - Đang trống

2. Khi có cuộc họp đang diễn ra bên trong, màn hình LCD có nền màu đỏ, hiển thị tên cuộc họp đang diễn ra và thời gian họp. Nó cũng có thông tin về cuộc họp kế tiếp:

Màn hình tablet phòng họp - Đang kẹt họp

3. Nếu Bạn muốn xem danh sách các cuộc họp tại phòng này, Bạn bấm vào “SHOW UPCOMING EVENTS”, màn hình sẽ hiển thị danh sách cuộc họp như bên dưới. Thoát ra màn hình ban đầu thì Bạn bấm vào nút “BACK”:

Màn hình tablet phòng họp - Lịch họp trong ngày

Như các hình ảnh trên minh họa, Bạn có thể hiển thị logo của Bạn, tên phòng họp lên màn hình tablet cùng thời gian hiện tại. Lưu ý là hiện nay phần mềm chúng tôi chỉ hỗ trợ tiếng Anh và tích hợp với Microsoft Outlook, chưa hỗ trợ Google Calendar hay Apple macOS Calendar.

Và do phần mềm của chúng tôi là phần mềm quản lý nội dung trên màn hình LCD, nên Bạn hoàn toàn có thể hiển thị lần lượt các nội dung khác như video, hình ảnh hay văn bản cùng với thông tin lịch họp nói trên theo một thứ tự (schedule) Bạn mong muốn.

Trong trường hợp Bạn không dùng tablet mà dùng Android Smart TV hay các màn hình LCD + Android media player thông thường khác không có tính năng cảm ứng, Bạn sẽ không xem được danh sách cuộc họp vì Bạn không thể bấm vào nút “SHOW UPCOMING EVENTS”.

Trường hợp Bạn chưa có dùng phần mềm Digital Signage của chúng tôi: Bạn có không quá 3 phòng họp tại văn phòng và số nhân viên sử dụng không vượt quá 15 người, Bạn có thể sử dụng miễn phí phần mềm Whatspot, là phần mềm mà chúng tôi thấy khá dễ sử dụng. Đăng ký miễn phí tại đây. Lưu ý là chúng tôi không phải là đối tác của Whatspot nên không hỗ trợ Bạn được gì thêm.

Chúc Bạn có những cuộc họp thú vị và thành công!

Search

Danh mục

Scroll to Top