Trong việc thiết kế nội dung của một hệ thống Digital Signage, có hai khái niệm rất dễ nhầm lẫn với nhau đó là thứ tự phát hay trình tự phát (playlist) và lịch phát hay chương trình phát, kế hoạch phát (schedule, timelines, plan,…). Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu thêm về hai khái niệm này.
Playlist là gì?
Playlist trong thiết kế nội dung Digital Signage (DS) là danh sách các nội dung được trình chiếu theo tuần tự thời gian, mỗi nội dung được hiển thị trong một thời lượng (khoảng thời gian) nhất định (tính bằng giây hay phút).
Ví dụ bạn có một vùng (zone, layer, region hay area) để hiển thị lần lượt 10 hình ảnh, mỗi ảnh trong 10 giây. Như vậy Bạn có một playlist kéo dài trong 100 giây, và gồm danh sách 10 tên file ảnh, có thứ tự xuất hiện từ 1 đến 10. Playlist có thể được cho chạy lặp lại một vài lần hay mãi mãi là tùy Bạn. Tương tự là danh sách dành cho video, audio,… hay danh sách trộn giữa ảnh và video, …
Bạn có thể sử dụng các công cụ của phần mềm quản lý DS để tạo playlist. Bạn cũng có thể chỉnh sửa thứ tự, thời lượng và hiệu ứng của các nội dung trong đó.
Lịch phát (schedule) là gì?
Ở phần trên ta thấy Playlist gắn liền với một vùng hay với một giao diện DS cụ thể. Những phần mềm DS miễn phí hay giá rẻ có thể chỉ hỗ trợ danh sách phát nội dung cho toàn bộ vùng màn hình hay cho 2 -3 vùng tối đa, còn các phần mềm mạnh mẽ hơn thường hỗ trợ chạy nhiều danh sách cho các vùng trong một giao diện màn hình, chạy danh sách theo từng thời điểm trong ngày, ngày trong tuần, tuần trong tháng,… Khi đó ta có chương trình hay lịch trình hay kế hoạch phát nội dung (schedule, timelines, plan,…) của DS.
Lịch phát nội dung hay còn gọi là chương trình, lịch trình (schedule, timelines, plan,…) là một danh sách Bạn lập ra để quy định hệ thống Digital Signage phát nội dung gì vào lúc nào và tại màn hình nào.
Playlist là một lịch phát đơn giản nhất của một màn hình DS. Khi nội dung cần truyền tải của Bạn là không nhiều, ít thay đổi thì sử dụng nó rất phù hợp. Một số ứng dụng hay sử dụng lịch phát là playlist bao gồm thực đơn điện tử (digital menu), màn hình dùng để thông tin về quy định, nội quy, hướng dẫn, an toàn lao động, thư mục điện tử (directory) để chỉ đường hay vị trí văn phòng, mạng xã hội (social wall), …
Bạn sử dụng các công cụ lập lịch của phần mềm quản lý DS để lập các lịch phát này. Sau đó Bạn truyền file lịch phát dành riêng này cùng với các file nội dung đến đúng media player (màn hình) mà Bạn mong muốn nó thực hiện (hoạt động này còn gọi là đồng bộ trong DS). Media player cứ chiếu theo các mốc thời điểm trong ngày, lôi các file nội dung đã lưu ở bộ nhớ của nó lên để trình chiếu theo đúng thứ tự và thời lượng được quy định trong playlist của lịch phát.
Như vậy có thể thấy mỗi lịch phát có thể dùng cho một hay nhiều màn hình có cùng mục đích ứng dụng, hay cùng vị trí lắp đặt. Hệ thống càng lớn, phức tạp thì số lịch phát càng nhiều và việc lập lịch, chuyển lịch phát đến từng media player cần được lên kế hoạch cẩn thận để tránh sai sót hay nhầm lẫn.
Lịch phát có thể lập trước cả tuần, cả tháng hay làm cho nguyên một năm. Tuy nhiên không nên làm lịch phát quá dài (trừ các trường hợp đặt biệt) vì có thể làm nội dung của Bạn trở lên kém linh hoạt và nhàm chán.
Lưu ý là có một số phần mềm DS cho phép chúng ta có thể lập lịch phát mặc định để dự phòng. Vì lý do nào đấy, ví dụ mất đường truyền, file bị lỗi, bộ nhớ bị đầy, … media player (màn hình) sẽ tự động lấy lịch phát dự phòng (hoặc lịch phát cũ gần nhất) và các nội dung liên quan để trình chiếu, từ đó giảm thiểu tác động của việc không đồng bộ được lịch phát hay nội dung kèm theo.
Một số phần mềm DS cũng cho phép chèn tức thời các thông báo khẩn cấp hay thông điệp quan trọng vào giữa một lịch phát đang chạy trên màn hình. Sau khi thông điệp – thông báo kết thúc, màn hình sẽ tiếp tục chạy theo lịch phát hiện hành.
Một số phần mềm DS khác lại có tính năng đồng bộ được các file hình ảnh, video, data, … lấy từ máy chủ trên các dịch vụ điện toán đám mây (cloud) như DropBox, OneDrive, Google Drive, AWS, … Khi đó chúng ta có thể giữ nguyên lịch phát cho mỗi media player, chỉ thay đổi các file nội dung, giữ nguyên tên của chúng, và đưa vào các thư mục chọn sẵn từ trước trên cloud. Các media player được lập trình định kỳ (thường là vào các giờ ngừng phát trên màn hình như là vào ban đêm) vào các thư mục nói trên để đồng bộ nội dung và phát theo chương trình gán cho nó vốn không thay đổi.
