Chi phí liên quan đến nhiều mặt của một hệ thống Digital Signage, từ đầu tư ban đầu đến vận hành và bảo trì hệ thống, từ mua phần mềm đến phần cứng, từ chi phí sản xuất thiết kế đến làm nội dung và lập lịch, … Do đó các câu hỏi về các chi phí của một hệ thống Digital Sigange là thắc mắc mà doanh nghiệp hay tổ chức thường hỏi chúng tôi nhiều nhất. Sau đây là các câu hỏi chúng tôi hay nhận được và phần trả lời của chúng tôi:
Có phần mềm Digital Signage miễn phí không?
Một số nhà cung cấp có thể cung cấp phần mềm quản lý Digital Signage (DS) miễn phí hoặc giá rẻ cho các hệ thống nhỏ hoặc đơn giản.
Một số nhà cung cấp thiết bị Digital Signage (cung cấp media player, màn hình LED, LCD chuyên dụng,…) cũng có có phần mềm miễn phí đi kèm khi mua thiết bị từ họ.
Có vài nhà cung cấp phần mềm miễn phí và tính phí cùng lúc. Các phần mềm miễn phí thường bị giới hạn tính năng và số màn hình nó hỗ trợ, và thường chỉ hỗ trợ một màn hình đầu tiên là miễn phí.
Nếu Bạn muốn xài phần mềm miễn phí cho nhiều màn hình với nhiều tính năng hơn, Bạn có thể xem xét phần mềm mã nguồn mở của Concerto hay Xibo.
Cách tính giá của Phần mềm quản lý DS?
Đối với phần mềm CMS có tính phí, giá cả phụ thuộc vào từng nhà cung cấp phần mềm, loại phần mềm mua và cài đặt một lần hay dạng thuê bao SaaS, các mô đun tùy chọn cần mua, và số lượng máy tính và màn hình bạn muốn quản lý. Một số nhà cung cấp khác có thể tính phí hàng tháng hoặc hàng năm cho việc sử dụng phần mềm CMS của họ.
Bạn nên so sánh các tính năng và giá cả của các nhà cung cấp khác nhau để chọn ra cái phù hợp nhất với ngân sách và yêu cầu của bạn.
Giá cả cụ thể thì phụ thuộc vào từng giải pháp một. Bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được chào giá thuê phần mềm hàng tháng của chúng tôi.
Ngoài đầu tư mua thiết bị và phần mềm, còn chi phí nào tôi cần tính đến không?
Tùy theo quy mô, mục đích ứng dụng của hệ thống Digital Signage (DS), Bạn có thể xem xét một số khoản chi có thể cần đầu tư thêm như sau:
- Chi phí công việc thiết kế nội dung: Nếu Bạn có yêu cầu cao về chất lượng và mức độ phù hợp của thiết kế giao diện trên màn hình DS, có thể Bạn cần mua máy tính chuyên dùng cho thiết kế đồ họa và làm video, mua phần mềm thiết kế đồ họa và biên tập video.
- Chi phí tích hợp với phần mềm quản lý doanh nghiệp (CRM, POS, ERP, PMS, MIS,…): Bạn cần chi cho công ty phát triển hay bán phần mềm quản lý hỗ trợ lập trình cho Bạn. Hoặc trả các thuê bao hàng năm cho các công cụ trung gian giúp cho việc tích hợp này như Zapier, AnyConnector, …
- Chi mua máy tính, máy chủ và phần mềm hệ điều hành, … nếu cần. Chi mua thiết bị mạng, WiFi, 3G, thiết bị và phần mềm bảo mật.
- Khoản chi triển khai lắp đặt, chạy thử, nghiệm thu hệ thống DS.
- Các đầu tư cho kết nối mạng và internet: Thuê đường truyền cáp quang hay 3/4G, …
- Mua các phụ kiện như giá treo màn hình, cáp nối các loại, …
Trên đây là một số khoản phí phổ biến nhất, ngoài ra có các khoản chi phát sinh khác do đặc thù doanh nghiệp hay vị trí lắp đặt, ví dụ tiền thuê vị trí đặt màn hình, kiosk, …
Chi phí khai thác và vận hành một hệ thống Digital Signage gồm những chi phí nào?
Để khai thác và vận hành một cách hiệu quả hệ thống Digital Signage (DS), Bạn cần phân bổ các khoản chi sau:
- Chi cho thiết kế: Nếu Bạn có nhân viên thiết kế đồ họa và làm video, có thể Bạn cần mua ảnh và video có bản quyền khi cần thay đổi thiết kế hay nội dung, … Hoặc Bạn cần mua các mẫu thiết kế sẳn trên các trang chuyên về mẫu thiết kế như template.net, canva.com, …
- Khoản chi nội dung: Bên cạnh các nội dung Bạn tự sản xuất, nếu Bạn cần các nội dung đặc thù từ các nhà cung cấp dịch vụ nội dung, thì Bạn cần trả phí thuê bao hàng tháng cho các dịch vụ này. Ví dụ dịch vụ cung cấp tin tức, giá cả, chứng khoán, tỷ giá, thể thao, thời tiết, lịch trình chuyến bay, …
- Nếu Bạn có tích hợp với phần mềm quản lý doanh nghiệp (CRM, POS, ERP, PMS, MIS,…) với hệ thống DS và sử dụng các công cụ trung gian giúp cho việc tích hợp này như Zapier, AnyConnector, … Bạn cần thêm khoản chi hàng năm cho việc dùng các công cụ này.
- Tiền lương cho nhân sự vận hành và quản lý thiết bị, bảo trì và sửa chữa thiết bị.
- Các khoản chi cho kết nối mạng và internet: Duy trì và cập nhật phần mềm cho thiết bị mạng, WiFi, thuê bao đường truyền cáp quang hay 3/4G, …
- Phí duy trì và cập nhật phần mềm chống virus, phần mềm an ninh bảo mật, … hàng năm
- Chi cho điện năng tiêu thụ của hệ thống DS.
- Tiền thuê vị trí lắp đặt màn hình, kiosk. Thuê nhân viên an ninh bảo vệ.
Thực tế là có nhiều đơn vị – doanh nghiệp chú trọng khoản chi đầu tư mà ít phân bổ ngân sách và nhân lực cho việc khai thác và vận hành hệ thống hàng ngày. Điều này sẽ dẫn đến hệ thống DS mau xuống cấp, chất lượng nội dung không cao, thiết bị bảo trì kém làm giảm chất lượng, hay gặp sự cố, … dẫn đến hiệu quả đầu tư ban đầu bị lãng phí. Vì vậy cần chú ý đến cấp ngân sách hàng năm phù hợp cho hệ thống DS của Bạn là một trong những điều kiện quan trọng để có một hệ thống DS hiệu quả.
Chi phí bảo trì và bảo hành thiết bị và phần mềm?
Tùy thuộc nhà cung cấp thiết bị và phần mềm DS của Bạn, các khoản chi bảo trì và bảo hành sau Bạn cần tính đến:
- Chi phí gia hạn bảo hành hay bảo trì thiết bị: Thiết bị thường được cập nhật phần mềm, hỗ trợ kỹ thuật khi có sự cố, sửa chữa thay thế linh kiện miễn phí, … khi nó còn hạn bảo hành. Khi hết hạn bảo hành, có thể Bạn cần gia hạn việc bảo hành – bảo trì để được tiếp tục hưởng các dịch vụ hậu mãi này.
- Chi phí phần mềm: Nếu bạn sử dụng phần mềm SaaS, Bạn không phải lo các khoản chi nâng cấp, cập nhật, sửa lỗi, hỗ trợ kỹ thuật, … Nhưng nếu Bạn dùng phần mềm cài đặt tại máy tính (on-premise) trả tiền một lần, Bạn có thể phải mua các dịch vụ gia hạn bảo hành – bảo trì để phần mềm luôn được cập nhật, nâng cấp và hỗ trợ kỹ thuật khi cần.
- Thuê kiểm tra, vệ sinh thiết bị định kỳ: Media player và màn hình định kỳ cần được kiểm tra về điện, cáp đấu nối, làm vệ sinh để đảm bảo tỏa nhiệt tốt, chất lượng hình ảnh rõ đẹp, và làm tăng tuổi thọ thiết bị, hạn chế sự cố.
Tôi cần phải mua phần mềm nào khác để sử dụng cho hệ thống Digital Signage?
Bên cạnh phần mềm quản lý hệ thống Digital Signage, có thể Bạn đầu tư thêm các phần mềm sau nếu thấy cần thiết:
- Phần mềm thiết kế đồ họa và phần mềm biên tập video
- Phần mềm quét virus, bảo mật và an ninh mạng.
- Phần mềm văn phòng như MS Office.
- Phần mềm chuyên thiết kế giao diện cho màn hình cảm ứng, kiosk như Intuiface.
- Phần mềm phân tích và tổng hợp dữ liệu (Business Intelligence- BI) như Looker, Tableau, …
Bạn có cho thuê hệ thống Digital Signage, bao gồm phần cứng và phần mềm không?
Hiện tại chúng tôi không có dịch vụ cho thuê thiết bị và phần mềm Digital Signage.
Nếu Bạn còn có câu hỏi về chi phí nữa, xin liên hệ với chúng tôi để được giải đáp. Xin cám ơn.
