Câu hỏi chung

Ứng dụng, phần mềm, nhân sự, hiệu quả, ...

Digital Signage hoạt động như thế nào? Hãy tưởng tượng bạn đang đứng trước một bảng hiệu lớn, nhưng thay vì là một pano in laser hay vẽ tay, nó là một màn hình LCD hay LED. Đây là cách nó hoạt động:

  1. Phần mềm quản lý nội dung (Content - Management - System - CMS): Đây là bộ não của hệ thống. Nó giúp bạn tạo và quản lý nội dung hiển thị trên các màn hình. Bạn có thể thêm hình ảnh, video, thông báo, thời tiết, menu nhà hàng, và nhiều thứ khác vào CMS.

  2. Phần thiết bị:

    • Màn hình: Các màn hình điện tử, thường là LCD TV hoặc màn hình LED, được gắn trên tường hoặc treo từ trần.
    • Đầu phát nội dung (Media Player): Đây là máy tính chạy phần mềm CMS và kết nối với màn hình. Nó giúp hiển thị nội dung trên màn hình. Với Smart TV phổ biện hiện nay, chúng ta có thể tận dụng bộ máy tính bên trong của TV để làm media player dễ dàng.
    • Kết nối: Đường truyền kết nối màn hình với máy tính, có thể là dây cáp, Wi-Fi hoặc 3G/4G.

Nội dung hình ảnh, video,... được phần mềm CMS sắp xếp và tổng hợp lại và gửi đến media player để chạy, media player thông qua cáp video sẽ gửi các nội dung này lên màn hình LCD để hiển thị theo một trình tự (lịch trình) xác định trước. 

Bạn tham khảo bài viết này thêm: Các thành phần của hệ thống Digital Signage

Ứng dụng Digital Signage phù hợp với rất nhiều loại hình và quy mô doanh nghiệp và đơn vị khác nhau, nhưng khó mà nói nó có thể dùng cho tất cả.

Nếu bạn có nhu cầu truyền tải nhiều thông tin, thông điệp hay nội dung khác nhau, và các nội dung này cần thay đổi khá là thường xuyên, hoặc cần tạo một môi trường dễ chịu người xem trong khi họ chờ đợi, thì ứng dụng Digital Signage là một lựa chọn tốt cho Bạn.

Digital Signage cũng có thể bổ sung cho các bảng hiệu hay poster tĩnh của bạn để gia tăng hiệu quả việc chuyển tải nội dung đến người xem bằng cách sử dụng hình ảnh và video đầy màu sắc và sống động hơn.

Nếu các cách thức tiếp thị, quảng cáo hay truyền thông của Bạn hiện tại chưa được hiệu quả lắm, Bạn có thể cân nhắc việc sử dụng Digital Signage xem có kết quả tốt hơn không?

Phần mềm Digital Signage, còn gọi là phần mềm CMS (Content Management System), là một thành phần quan trọng của hệ thống Digital Signage. Nó cho phép Bạn thiết kế giao diện, quản lý nội dung và lịch trình hiển thị trên các màn hình khác nhau từ xa. 

Lựa chọn phần mềm Digital Signage (viết tắt là DS) phù hợp nhất với nhu cầu của Bạn là một quyết định quan trọng và không dễ dàng để có một hệ thống DS hiệu quả. Bạn trước hết phải trả lời được các câu hỏi sau:

  1. Mục tiêu kinh doanh của Bạn là gì? Bạn nên xác định rõ những gì Bạn muốn đạt được với hệ thống DS, ví dụ như tăng doanh số bán hàng, cải thiện thương hiệu, hay tăng sự hài lòng của khách hàng.
  2. Phần mềm nào phù hợp với nhu cầu của Bạn? Bạn nên nghiên cứu và so sánh các tính năng, ưu điểm và nhược điểm của các phần mềm khác nhau. Bạn cũng nên xem các đánh giá và xếp hạng của người đã dùng phần mềm bạn quan tâm để có cái nhìn tổng quan.
  3. Phần mềm có dễ sử dụng và quản lý không? Bạn nên chọn một phần mềm có giao diện thân thiện, trực quan và linh hoạt. Bạn cũng nên chọn một phần mềm có hỗ trợ kỹ thuật và hướng dẫn sử dụng chi tiết.
  4. Phần mềm có tương thích với thiết bị và kết nối của Bạn không? Bạn nên chọn một phần mềm có thể hoạt động trên các loại máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng khác nhau mà Bạn đang có hay định đầu tư.
  5. Phần mềm có giá cả hợp lý không? Bạn nên chọn một phần mềm có giá cả phù hợp với ngân sách và chi phí vận hành của Bạn. Bạn cũng nên xem xét các chi phí phát sinh như bản quyền, thiết kế, quản trị, cập nhật hoặc bảo trì.
  6. Phần mềm có đáp ứng được các yêu cầu về an ninh và bảo mật không? Bạn nên chọn một phần mềm có các tính năng bảo vệ dữ liệu và thông tin của bạn khỏi các rủi ro như virus, hacker hoặc trộm cắp.
  7. Phần mềm có hỗ trợ các loại nội dung khác nhau không? Bạn nên chọn một phần mềm có thể hiển thị các loại nội dung như hình ảnh, video, âm thanh, văn bản hoặc đồ họa mà Bạn cần sử dụng. Bạn cũng nên chọn một phần mềm có thể tùy biến và cập nhật nội dung dễ dàng.

Đây là những câu hỏi phổ biến liên quan đến việc lựa chọn một phần mềm Digital Signage phù hợp nhất. Bạn có thể dùng chúng để so sánh và đánh giá các phần mềm khác nhau.

Đo lường hiệu quả của hệ thống Digital Signage (viết tắt DS) đối với khách hàng hay người xem là một bước quan trọng để cải thiện và tối ưu hóa chiến lược truyền thông của bạn. Có nhiều cách để đo lường hiệu quả của DS, tùy thuộc vào mục tiêu và ngân sách của bạn. Dưới đây là một số cách phổ biến:

  1. Sử dụng công nghệ nhận dạng khuôn mặt. Bạn có thể sử dụng công nghệ nhận dạng khuôn mặt để thu thập các thông tin về khán giả của bạn, như số lượng, giới tính, độ tuổi, thời gian xem và cảm xúc hay hành vi khi xem. Bạn có thể sử dụng các thông tin này để phân tích sự thu hút và phản ứng của khán giả với DS của bạn.
  2. Sử dụng các thiết bị đo đếm lượng người đi qua hay dùng lại tại khu vực đặt màn hình DS, hay các công cụ vẽ bản đồ phân bố người xem (heat map). So sánh kết quả đo trước và sau khi áp dụng hệ thống DS sẽ cho Bạn biết mức độ hiệu quả của DS.
  3. Sử dụng dữ liệu bán hàng: Bạn có thể sử dụng dữ liệu bán hàng lấy từ hệ thống POS để so sánh doanh số trước và sau khi triển khai DS. Bạn cũng có thể liên kết dữ liệu bán hàng với các khu vực trong cửa hàng có màn hình để xác định ảnh hưởng của mỗi màn hình DS đến hành vi mua sắm của khách hàng.
  4. Sử dụng khảo sát hoặc phỏng vấn. Bạn có thể sử dụng bảng khảo sát hoặc phỏng vấn để thu thập ý kiến trực tiếp từ khách hàng về DS của bạn. Bạn có thể hỏi khách hàng về sự nhận biết, nhớ lại nội dung hay thông điệp trên đó, ý định và hành động sau khi xem DS. Bạn cũng có thể yêu cầu khách hàng đưa ra các góp ý hoặc đề xuất để cải thiện hệ thống DS về mặt giao diện thiết kế hay nội dung, tần suất phát.

Các phần mềm CMS dành cho Digital Signage đều tương thích với các định dạng file phổ biến nhất.

Phần mềm CMS có thể hỗ trợ nhiều loại file multimedia khác nhau, bao gồm ảnh (JPG, PNG, GIF), video (MP4, FLV, MOV), âm thanh (MP3, WAV), HTML5 và RSS, live streaming RTMP, WebRTC, ...

Phần lớn phần mềm CMS của Digital Signage đều có cung cấp các biểu mẫu nội dung đã được thiết kế sẵn (signage templates) để bạn có thể nhanh chóng bắt đầu thiết kế một giao diện hiển thị cho Digital Signage. Phần mềm càng tốt càng có nhiều mẫu thiết kế sẵn. Bạn có thể chọn từ nhiều biểu mẫu khác nhau cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Sau khi chọn biểu mẫu, bạn có thể sửa đổi nó (các chi tiết về nội dung, logo, hình ảnh, video,...) để phù hợp với yêu cầu của bạn.

Bạn cần lưu ý là tùy theo đối tượng phục vụ của nhà sản xuất phần mềm CMS, các mẫu thiết kế  chỉ tập trung vào một số lĩnh vực họ nhắm đến thôi. Ví dụ nếu họ tập trung vào khách hàng bán lẻ, nhà hàng và khách sạn thì có thể họ không có các mẫu thiết kế dành cho ngân hàng, y tế hay nhà máy.

Các nhà cung cấp phần mềm quản lý Digital Signage đều chú trọng việc bảo mật phần mềm bằng nhiều cách khác nhau. Riêng đối với phần mềm quản lý DS được cung cấp ở dang SaaS, bảo mật còn được chú trọng hơn vì mọi hoạt động diễn ra trên mạng internet. Do đó Bạn yên tâm về vấn đề bảo mật nhá.

Nếu cửa tiệm của Bạn chỉ cần một vài màn hình Digital Signage, Bạn hoàn toàn có thể sử dụng một số phần mềm đơn giản, có thể miễn phí hay rất rẻ. Các phần mềm này dễ sử dụng, không có yêu cầu về trình độ tin học gì.

Bạn cần có nhân viên chuyên trách về IT và thiết kế nội dung khi nhu cầu về hệ thống Digital Signage có một hay nhiều các yếu tố sau:

  • Có số lượng màn hình lớn, lên đến hàng trăm hay hơn và được lắp đặt ở một khu vực rộng lớn như sân bay, nhà ga, TTTM, sân vận động, trường học, khu resort, casino, công viên giải trí, bảo tàng, khu tòa nhà lớn, nhà máy lớn, ... Hay lắp đặt ở nhiều địa điểm xa nhau như chuỗi cửa hàng, chi nhánh ngân hàng ở các tỉnh thành hay nước ngoài.
  • Màn hình của bạn có nhiều loại khác nhau cùng lúc: Màn hình LED, LCD, màn hình cảm ứng, videowall, ...
  • Nội dung hiển thị phong phú và chuyên nghiệp, thay đổi nhanh trong ngày và trong tuần. Mỗi màn hình hay nhóm màn hình đều có nội dung và lịch phát khác nhau tùy theo chức năng, vị trí lắp đặt, thời điểm trong ngày, đối tượng người xem, ... 
  • Hệ thống Digital Signage là quan trọng đối với hoạt động kinh doanh - sản xuất của Bạn, đáp ứng cùng lúc nhiều mục tiêu quan trọng như tăng doanh số và lợi nhuận, giảm chi phí, tăng trải nghiệm khách hàng, chăm sóc khách hàng, truyền thông nội bộ, cập nhật tình hình kinh doanh - sản xuất, ... 
  • Có tích hợp với các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác nhau (ERP, PMS, POS, MIS,...) với hệ thống Digital Signage.
  • Có yêu cầu cao về bảo mật và an ninh mạng lưới.
  • Quản lý hệ thống tập trung, có phân cấp và phân quyền về thiết kế, nội dung, lịch phát và quản lý thiết bị.

Khi Bạn có một hệ thống Digital Signage lớn, nghĩa là Bạn đã đầu tư rất nhiều tiền vào phần mềm và phần cứng, thì Bạn cần đầu tư thêm về con người để khai thác, vận hành và bảo trì hệ thống này hiệu quả nhất. Bạn cũng có thể thuê ngoài một phần công việc, ví dụ phần thiết kế giao diện, bảo trì - sửa chữa thiết bị, ...

Rất tiếc khi nghe Bạn nói như vậy. Chúng tôi không biết hệ thống Digital Signage (DS) của Bạn được đầu tư lâu chưa, quy mô ra sao, sử dụng phần mềm và thiết bị của ai, quy trình thiết kế, lập lịch và quản lý thiết bị như thế nào, ... ? Do đó chúng tôi khó có thể đưa ra một tư vấn chính xác cho Bạn. Dựa trên kinh nghiệm của chúng tôi, một số nguyên nhân sau khiến hệ thống DS không mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp:

  1. Hệ thống đầu tư đã lâu, do đó các thiết bị như màn hình, media player,... đã hư hỏng nhiều, chạy không ổn định, hay gặp sự cố.
  2. Phần mềm quản lý hệ thống DS có công nghệ đã lạc hậu, có thể là bản cài trên máy tính chủ, ít được cập nhật hay không còn được cập nhật từ hãng phát triển phần mềm, sử dụng khó khăn, bất tiện và chưa đáp ứng các mục tiêu hiện tại của doanh nghiệp.
  3. Nội dung hiển thị trên màn hình ít được cập nhật, đổi mới, chất lượng thiết kế về mặt thẩm mỹ và thông tin là thấp, không bắt mắt, thu hút người xem hay không đáp ứng mục tiêu ban đầu.
  4. Lịch phát nội dung không hợp lý, không linh hoạt, và chưa phù hợp với đối tượng người xem ở vị trí lắp đặt.
  5. Việc giám sát thiết bị từ xa gặp khó khăn hay thậm chí không làm được, do đó không phát hiện kịp thời các sự cố như màn hình hay media player mất điện, mất kết nối, bị treo, không đồng bộ được nội dung và lịch phát,... Việc khắc phục xử lý chậm ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống.
  6. Nhân viên phụ trách thiết kế giao diện, làm nội dung, quản lý thiết bị, ... có kỹ năng chưa phù hợp, thiếu trách nhiệm, chưa chủ động đổi mới sáng tạo hay tìm tòi khai thác hết tính năng của hệ thống, hay chủ động đề xuất nâng cấp hệ thống hàng năm.
    Lý do có thể là do bộ phận phụ trách chưa phù hợp, nhân viên phụ trách thay đổi nhiều, nhân viên bán chuyên trách, chưa có quy trình khai thác vận hành và bảo trì, quy trình thu thập đánh giá và phản hồi của người xem phù hợp.
  7. Hệ thống không được cấp chi phí vận hành, bảo trì sửa chữa và nâng cấp hàng năm phù hợp.

Khi Bạn thấy được nguyên nhân nào là đúng cho trường hợp của mình, Bạn có thể xem xét việc khắc phục nó, đồng thời nâng cấp và mở rộng hệ thống DS hiện tại để đáp ứng nhu cầu hiện tại và trong tương lai. Bạn cũng nên mạnh dạn loạt bỏ các vị trí lắp màn hình DS mang lại ít hiệu quả để chuyển sang các vị trí mới có nhu cầu cao hơn.

Tùy theo mục đích ứng dụng của từng màn hình, các phòng ban có liên quan cần phải tham gia sâu vào việc thiết kế giao diện, nội dung và lập lịch, chọn màn hình hiển thị, ... để tận dụng kiến thức chuyên môn của họ cho hệ thống DS. Ví dụ phòng Marketing chịu trách nhiệm về nội dung liên quan tiếp thị và quảng cáo, phòng Nhân sự chịu trách nhiệm các nội dung truyền thông nội bộ, kết nối nhân viên, Phòng chăm sóc khách hàng - hậu mãi chịu trách nhiệm về các ứng dụng kết nối với khách hàng, nhận ý kiến đánh giá - phản hồi, ...

Để tiết kiệm chi phí khi triển khai Digital Signage (DS), bạn có thể tham khảo một số cách thức triển khai đầu tư  sau:

  • Đưa ra mục đích ứng dụng, đối tượng người xem, quy mô hệ thống, vị trí lắp đặt, kết quả mong muốn đạt được,  ... phù hợp, vừa tầm với khả năng quản trị và chi phí đầu tư, vận hành và bảo trì về sau. Số lượng màn hình cũng cân nhắc tính toán hợp lý. Tránh lắp đặt ở các vị trí ít người qua lại.
  • Chọn các thiết bị phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn. Bạn không cần phải mua những thiết bị như media player hay màn hình LCD quá cao cấp hoặc quá nhiều tính năng nếu không cần thiết. Tránh xa các thiết bị và phần mềm rẻ tiền nhưng chất lượng, độ bền, độ ổn định, tính năng, ... chưa được chứng minh vì chúng sẽ làm tăng chi phí vận hành, bảo trì và sửa chữa về sau.
  • Sử dụng các phần mềm quản lý DS dạng SaaS (thuê bao phần mềm). Khi đó Bạn chỉ trả chi phí phần mềm cho đúng số lượng màn hình/media player sẽ dùng, không phải mua cho số lượng lớn như khi mua phần mềm một lần.  Đây là một giải pháp tiện lợi và linh hoạt, giúp bạn tiết kiệm chi phí duy trì và cập nhật phần mềm. Nó cũng giúp Bạn dễ dàng thay đổi nhà cung cấp về sau mà không phải trả giá cho nó quá lớn.
  • Xây dựng chiến lược làm nội dung từ đầu: Thiết kế giao diện, làm nội dung một cách sáng tạo và hiệu quả. Bạn có thể sử dụng các công cụ thiết kế đồ họa trực tuyến để tạo ra những nội dung thu hút và đa dạng với chi phí tiết kiệm. Chú ý tận dụng các mẫu thiết kế chuyên nghiệp sẵn có để tiết kiệm thời gian, nhân lực nhưng vẫn đảm bảo chất lượng về mặt thiết kế. Lựa chọn nhân sự phù hợp cho việc thiết kế, làm nội dung, vận hành hệ thống này là một yếu tố quan trọng để dự án DS của Bạn thành công. 
  • Nếu có nhu cầu đầu tư hệ thống lớn và phức tạp, cần đầu tư thử nghiệm hệ thống DS trước ở vài vị trí điển hình trong một thời gian từ 3 - 6 tháng, rồi thu thập ý kiến đánh giá, phản hồi để điều chỉnh hệ thống về quy mô, tính năng, các ứng dụng cần dùng, ... trước khi triển khai hàng loạt cho dự án.
  • Sử dụng tư vấn chuyên nghiệp cho các dự án lớn và phức tạp để có được một hệ thống DS tối ư về chi phí nhưng vẫn đáp ứng yêu cầu ban đầu của Bạn.
  • Lựa chọn những nhà cung cấp phần mềm và thiết bị dựa trên kinh nghiệm và uy tín của họ, không dựa vào giá rẻ họ chào. Và Bạn cần chú ý tìm hiểu các điều khoản bảo hành - bảo trì của các nhà cung cấp thiết bị và phần mềm tiềm năng.

Khi sử dụng phần mềm quản lý nội dung Digital Signage (DS) dưới dạng SaaS (thuê bao tháng/năm), Bạn cần có một đường truyền internet tốc độ 2 -10 Mbps và ổn định là làm nội dung và lập  lịch phát được rồi.

Với các media player, đường truyền 1 Mbps trở lên là phù hợp. Tuy nhiên nếu Bạn có các nội dung live streaming, video call, ... thì Bạn cần đường truyền có tốc độ cao hơn, từ 5 - 10 Mbps, để đảm bảo hình ảnh có chất lượng cao SD trở lên, không bị trễ hay méo tiếng.

Bạn lưu ý là đối với media player, khi hoạt động nó không dùng đường truyền internet nhiều, chỉ khi cập nhật nội dung và lịch phát mới thì mới cần băng thông internet lớn hơn để đảm bảo việc tải các file multimedia xuống bộ nhớ nhanh chóng. 

 

 

Scroll to Top